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Kostenlose Vorlage: Wie funktioniert Personalkostenplanung einfach in Excel?

Wofür wird eine Personalkostenplanung benötigt?

Die Personalkostenplanung ist in der Regel Bestandteil der Wirtschaftsplanung eines Unternehmens. Die Personalkosten sind häufig der größte Posten und sollten daher mit möglichst hoher Genauigkeit geplant werden. Die geplanten Personalkosten müssen im Planungsprozess abgestimmt werden mit den zur Verfügung stehenden Budgets, geplanten Produktionskennzahlen und / oder Umsätzen. 

Der Planungsprozess verläuft oft iterativ, d.h., einerseits wird bottom-up ausgehend von den Personen und Planstellen geplant, andererseits wird top-down ein Budget zugeordnet. Daher sind ausgehend von einer ersten Planung der Personalkosten Anpassungen notwendig (z. B. Reduzieren eingeplanter Prämienzahlungen). Dabei sind die rechtlichen Möglichkeiten zu beachten – die geplanten Personalkosten sollten nach Möglichkeit nicht die vertraglich z. B. durch Arbeits- und Tarifverträge gebundenen Kosten unterschreiten.

Welche Kosten werden im Rahmen der Personalkostenplanung geplant?

Im Rahmen der Personalkostenplanung können die verschiedenen Bestandteile der Personalkosten geplant werden. Zu berücksichtigen sind dabei alle Mitarbeitergruppen z. B. Festangestellte, Auszubildende, Aushilfen, Praktikanten etc. Die Kostenbestandteile sind u. a.:

  • Grundvergütung
  • Zulagen und Sonderzahlungen
  • Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung (Krankenversicherung, Pflegeversicherung, Arbeitslosenversicherung, Rentenversicherung und Beiträge für die Berufsgenossenschaft)
  • Freiwillige Sozialleistungen (z. B. betriebliche Altersversorgung) 
  • Sonstige Kosten wie Weiterbildungskosten, Fahrtkosten, Zuschüsse zur Verpflegung etc. sowie 
  • kalkulatorische Kosten.

Zu den letztgenannten zählen beispielsweise der nicht gezahlte Unternehmerlohn. Zudem können basierend auf den genannten Kosten weitere Abschläge beziehungsweise Zuschläge berücksichtigt werden. Denkbar ist beispielsweise ein pauschaler Abzug auf die gesamten kalkulierten Personalkosten in Folge von Langzeiterkrankungen und kurzzeitigen Auszeiten wie Elternzeiten, für die in der Regel bis zu einer gewissen Dauer keine Vertretung eingestellt wird.

Welche Daten fließen in die Personalkostenplanung mit ein?

Die Planung der Personalkosten setzt eine Planung des Personalbestands voraus. Die geplante Personalstärke ist beispielsweise aus dem Stellenplan des Unternehmens ableitbar. Vor Beginn der eigentlichen Personalkostenplanung sollten daher folgende Fragen geklärt werden:

  • Werden Planstellen hinzugefügt?
  • Sind alle freiwerdenden Planstellen wiederbesetzbar oder müssen Planstellen abgebaut werden?
  • Werden Planstellen innerhalb des Unternehmens verschoben? 

Die geplanten Kosten setzen sich dann in der Regel aus den geplanten Kosten der Personen auf den Planstellen sowie einer Kalkulation der neu einzustellenden Personen auf besetzbaren Planstellen zusammen. Für die bereits eingestellten Personen können Ist-Kosten der Vorjahre für das Planjahr hochgerechnet werden oder auf Grund der vorhandenen Daten zur Eingruppierung und Arbeitszeit (und deren bereits vertraglich vereinbarten zukünftigen Änderungen) sowie der rechtlichen Rahmenbedingungen (z. B. Zulagen für Mehrarbeit, Schichtdienste oder Wochenenddienste, vorgeschriebene Stufensteigerungen, vermögenswirksame Leistungen, Urlaubsgeld, Jahressonderzahlungen und weitere sonstige Zahlungen) geplante Personalkosten berechnet werden. Für die besetzbaren Planstellen sind ebenfalls verschiedene Hochrechnungsmethoden denkbar. Zum einen können Durchschnittskosten vergleichbarer Mitarbeitender der vergangenen Jahre für die Berechnung herangezogen werden. Anderseits ist denkbar, aus dem Stellenprofil beziehungsweise der Stellenbewertung die erwarteten Kosten zu berechnen. 

Der konkreten Berechnung der Planwerte liegen weitere allgemeine Planungsprämissen zu Grund, z. B.:

  • angenommene Tarifsteigerung,
  • Annahmen hinsichtlich der Entwicklung in der Sozialversicherung (z. B. der Beitragsbemessungsgrenzen),
  • Leermonate bei Nachbesetzungen von Planstellen und 
  • durchschnittliche Krankentage beziehungsweise sonstige unbezahlte Abwesenheiten.

Verfügt das Unternehmen über ein Workforce Management System, können aus diesem Daten im Rahmen der Personalkostenplanung berücksichtigt werden. Insbesondere in Unternehmen mit umfangreichen Schichtsystemen sind die damit anfallenden Kosten zu berücksichtigen. 

Wie kann Excel die Personalkostenplanung unterstützen?

Excel bietet umfangreiche Möglichkeiten für eine Personalkostenplanung. In Abhängigkeit von der Grundvergütung der Personen können beispielsweise die Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung, kalkulatorische Kosten sowie pauschale Zuschläge und Sonderzahlungen berechnet werden. Je nach Interesse der Unternehmen und der verfügbaren Daten können die Kalkulationen hinsichtlich verschiedener Faktoren ausgewertet / aufgebaut werden, beispielsweise

  • bezogen auf die Kalendermonate
  • auf Kostenstellen- oder Kostenträgerbasis
  • hinsichtlich verschiedener Mitarbeitergruppen.

Zudem können z. B. für angenommene Tarifsteigerungen verschiedene Szenarien hinterlegt werden. Über die Nutzung von Makros können umfangreiche individuelle Anforderungen berücksichtigt werden und beispielsweise die finale Darstellung der Ergebnisse automatisiert aufbereitet werden. Die Personalkostenplanung in Excel erlaubt weiterhin die Integration mehrerer Plausibilitätsprüfungen innerhalb der Berechnungen. Alle Ergebnisse können mit den bekannten Excel-Diagrammen visualisiert werden. Eine Musterdatei für eine Personalkostenplanung in Excel kann „hier“ heruntergeladen werden.

Wann ist eine Lösung abseits von Excel sinnvoll?

Auch wenn Excel eine Vielzahl an Möglichkeiten, insbesondere durch den Einsatz von Makros bietet, sollte ab einer gewissen Komplexität (mehr als 200 Mitarbeitende, eine Vielzahl tariflicher Regelungen etc.) über Alternativen nachgedacht werden. Insbesondere dann, wenn im Unternehmen bereits eine ERP-Software – wie beispielsweise SAP HCM – im Personalbereich im Einsatz ist. 

In diesen ERP-Lösungen sind eine Vielzahl der für die Personalkostenplanung benötigten Stammdaten bereits detailliert enthalten, insbesondere wenn eine eigene Gehaltsabrechnung durchgeführt wird. Auf diese Daten kann dann eine an die ERP-Lösung angedockte Personalkostenplanung aufbauen. Damit können beispielsweise zukünftige Stufensprünge sowie die individuellen Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung (z. B. hinsichtlich der gesetzlichen Krankenversicherung) direkt in der Planung berücksichtigt werden. 

Ein weiterer Vorteil einer in ERP integrierten Personalkostenplanung sind die verbesserten Möglichkeiten der Plan-Ist-Analyse. Für jeden Monat können die geplanten und die tatsächlichen Kosten bezogen auf die Person, einzelne Sachkonten oder konkrete Kostenstellen verglichen und damit Ursachen für Abweichungen schnell ermittelt werden. Die Ergebnisse dieser Analysen können genutzt werden, um gegenüber dem Plan nachzusteuern oder um zukünftige Planungen und deren Prämissen zu verbessern. 

Download kostenlose Excel-Vorlage für die Personalkostenplanung

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