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Blog-Beitrag: Was ist Personalkostenplanung?

Inhaltsverzeichnis

In jedem Unternehmen stellen Personalkosten einen erheblichen Kostenfaktor dar. Gleichzeitig kann aber gerade die Höhe der Personalkosten durch gezielte Planung erheblich beeinflusst werden. Personalkostenplanung ist also eine Einflussgröße, die für jedes Unternehmen zum Erfolgsfaktor werden kann. In unserem Blogbeitrag beraten wir Sie rund um alle Fragen der Personalkostenplanung.

Vorteile einer erfolgreichen Personalkostenplanung

In Zeiten von Fachkräftemangel und Mitarbeiterfluktuation sind Unternehmen auf eine erfolgreiche Personalarbeit besonders angewiesen. Die gezielte Investition in eigene Personalressourcen ist zugleich eine Investition in die erfolgreiche Zukunft des Unternehmens.

Zu jeder Personalkostenplanung gehört die Arbeit mit verschiedenen Kostenblöcken wie etwa Lohnkosten, Sozialkosten, Kosten für Personalbeschaffung und auch Weiterbildung.

Eine erfolgreiche Personalkostenplanung berücksichtig jedoch nicht nur die direkten Kosten aus Investitionen in die eigenen Mitarbeiter und Neueinstellungen, sondern ebenso indirekte Kostenblöcke, die z.B. durch den Einarbeitungsaufwand und damit einhergehenden Produktivitätsverlust bei Mitarbeiterfluktuation entstehen.

Genau hier setzt die Personalkostenplanung an: Strategische Personalarbeit ist dann erfolgreich, wenn alle zu berücksichtigenden Kosten, Chancen und Risiken bekannt sind, miteinander abgeglichen werden und daraus fundierte Entscheidungen entstehen.

Gründe für softwaregestützte Personalkostenplanung

Um im heutigen, agilen Wettbewerb auf lange Sicht erfolgreich bestehen zu können, erfordert Planung Präzision und zugleich Flexibilität. 

Softwaregestützte Personalkostenplanung ermöglicht die größtmögliche Planungssicherheit kombiniert mit größtmöglicher Flexibilität: Interne wie auch externe Einflussfaktoren lassen sich detailliert abbilden, sodass sich genaue Planszenarien der Kostenentwicklung darstellen lassen. Transparent und aktuell lassen sich Personalmaßnahmen so bereits vor der Umsetzung durchspielen.

Durch die einfache und intuitive Bedienbarkeit der Planungswerkzeuge ermöglicht es softwaregestützte Personalkostenplanung, Personalressourcen schnell, zuverlässig und effizient einzusetzen, Risiken zu erkennen und zu vermeiden und so entscheidend zum langfristigen Unternehmenserfolg beizutragen.

Wie funktioniert Personalkostenplanung?

Erfolgreiche Personalkostenplanung ist immer Bestandteil des unternehmensweiten Workforce Managements.

Hierbei kommt der Personalkostenplanung eine besondere Rolle zu, denn nur mit einem kontinuierlichen Controlling der laufenden Kosten kann der Erfolg des komplexen Prozessablaufs des Workforce Managements sichergestellt werden.

Personalkostenplanung arbeitet dabei mit einem stetigen Plan/Ist-Vergleich, bei dem zu erwartende Personalkosten innerhalb eines festgelegten Zeitraums und Arbeitsbereichs mit tatsächlich anfallenden Personalkosten und prognostiziertem Personalbedarf abgeglichen werden. Durch wiederholte Analysen und Kontrollen können Planzahlen so fortlaufend überprüft und ggf. bedarfsorientiert angepasst werden.

Nur wenn dieser Prozess schnell, flexibel und intuitiv durchgeführt werden kann, ist Personalkostenplanung erfolgreich.

Wie lässt sich Personalkostenplanung organisieren?

Grundsätzlich bestehen Personalkosten aus verschiedenen Kostenblöcken, die in ihrer Gewichtung je nach Situation variieren können. Um eine effektive Personalkostenplanung durchführen zu können, werden in Unternehmen grob die folgenden Kostenarten unterschieden werden:

  • Leistungskosten
  • Nichtleistungskosten
  • Freiwillige Sozialkosten
  • Gesetzliche Nebenkosten

Die Organisation der Personalkostenplanung setzt sich aus dem Ablauf einer Prozesskette zusammen, die sich in drei grundsätzliche Prozessbereiche unterteilen lässt:

  • Das Schaffen einer Planungsgrundlage auf der Basis von vorliegenden Echtdaten
  • Die Simulation verschiedener zukünftiger Entwicklungen und Veränderungen
  • Die Auswertung daraus resultierender relevanter Planungsdaten

Die durch die Personalkostenplanung erhaltenen belastbaren Planzahlen können im Anschluss in Abstimmung zwischen Personalabteilung, Management und Unternehmensleitung analysiert und für abteilungs- wie unternehmensweite Entscheidungen genutzt werden. Die getroffenen Entscheidungen werden sodann durch begleitende Controllingmaßnahmen gestützt.

Mit dieser Organisationsform lassen sich sowohl Personalausgaben zuverlässig steuern als auch die verfügbaren Personalressourcen bestmöglich einsetzen.

Die Prozesskette der Personalkostenplanung

Die Einzelglieder der Prozesskette der Personalkostenplanung werden Ihnen nun in den folgenden Abschnitten im Detail vorgestellt.

Prozesskette der Personalkostenplanung
Abb. 1: Prozesskette der Personalkostenplanung

Schritt 1: die Planungsvorbereitung

Planungsrunden, die zur Vorbereitung jeder Personalkostenplanung dienen, erfolgen meist auf Jahresbasis. Neben der Jahresplanung können aber auch davon abweichende Planungszeiträume eine Rolle spielen. So können mehrjährige Planzeiten für den Aufbau neuer Geschäftsfelder genutzt werden, während kleinere Planungsgespräche und Forecasts je nach Zweck bis auf Monatsbasis heruntergebrochen werden können.

Schritt 1 der Prozesskostenplanung: die Planungsvorbereitung
Abb. 2: Schritt 1: die Planungsvorbereitung

Als Ansatz stehen für die Planungsvorbereitung zwei unterschiedliche Vorgehensweisen zur Verfügung:

  • Top-Down-Methode
    Mit der Top-Down-Methode stellt die Unternehmensführung zunächst Kostenvorgaben auf und gibt diese an die Personalabteilung weiter. Diese Vorgehensweise lässt sich schnell und kostengünstig umsetzen und ermöglicht eine sehr einheitliche Planung – sie kann allerdings an mangelnder Akzeptanz von Mitarbeitern und damit mangelnder Umsetzung scheitern.
  • Bottom-Up-Methode
    Bei der Bottom-Up-Methode erfolgt die  Abstimmung zwischen Personalabteilung und Management und wird dann als vorgefertigter Planungsvorschlag an die Unternehmensleitung weitergereicht. Dieses Vorgehen sichert eine hohe Akzeptanz in der Mitarbeiterschaft, birgt aber auch das Risiko, dass unterschiedliche Zielstellungen der Planenden zu Widersprüchen und Konflikten führen. Zudem ist mit der Bottom-Up-Methode zeit- und kostenintensiver als die Top-Down-Methode.

Mischverfahren wie etwa das sog. „Gegenstromverfahren“ können die Widersprüche der beiden Planverfahren abmildern.

Schritt 2: die Planungsgrundlage schaffen

Eine zuverlässige Personalkostenplanung entsteht auf der Grundlage von Echtdaten. Diese werden durch die Auswertung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen geliefert und ebenso durch den Mitarbeiterbestand und die organisatorische Einordnung der Mitarbeiter definiert.
Zu den benötigen Daten, die einer präzisen Personalkostenplanung zugrunde liegen, gehören so z.B. das Mitarbeitergrundgehalt, die Sozialabgaben, Steuern sowie absehbare Sonderzahlungen. Aber auch Tariftabellen, Tarifgruppen, die Fluktuationsdaten der Mitarbeiter sowie Angaben zu Organisationseinheiten, Stellen und Planstellen werden für die Ermittlung einer breiten Datenbasis mit hinzugezogen.

Schritt 2 der Personalkostenplanung: die Planungsgrundlage schaffen
Abb. 3: Schritt 2: die Planungsgrundlage schaffen

Der Erfolg einer aussagekräftigen Personalkostenplanung beruht immer auch auf der Qualität der zugrundeliegenden Daten – es ist daher besonders wichtig, die Planungsgrundlage immer auf der Basis möglichst aller in den Systemen verfügbaren Personaldaten breit anzulegen.

Schritt 3: Einflussfaktoren und Veränderungen beachten

Bei der Initiierung der Personalkostenplanung ist besonders darauf zu achten, dass viele Faktoren die Höhe der monatlichen Personalkosten beeinflussen können. Personalkosten entwickeln sich also nie einfach geradlinig.

Schritt 3 der Personalkostenplanung: Einflussfaktoren beachten
Abb. 4: Schritt 3: Einflussfaktoren und Veränderungen beachten

Um dies in der Personalkostenplanung zu berücksichtigen, müssen sowohl unternehmensspezifische als auch externe Einflussfaktoren auf die Personalkosten betrachtet und in die Planung mit einbezogen werden:

  • Unternehmensspezifische Einflussfaktoren
    Für die Personalkostenplanung können z.B. die Fehlzeitentwicklung, Beschäftigungsschwankungen, die interne Stellenbesetzungspolitik, häufige Umstrukturierungen oder auch die Einflussnahme des Betriebsrats wichtige, zu beachtende Planungsgrößen sein. Auch betriebliche Anreizsysteme, Weiterbildungskosten und die betriebliche Personalbeschaffungspolitik zählen zu diesen unternehmensspezifischen Einflussfaktoren.
  • Externe Einflussfaktoren
    Bei den externen Faktoren haben z.B. Tarifverträge, Änderungen der Steuer- und Abgabengesetze, aber auch generelle konjunkturelle Schwankungen sowie die Konkurrenzsituation auf dem Arbeitsmarkt einen erheblichen Einfluss auf die Präzision der Personalkostenplanung und müssen daher bereits in die Planungsbasis mit einbezogen werden.

Schritt 4: Simulation verschiedener Kostenplanungsszenarien

Die für die Personalkostenplanung gewonnenen Echtdaten können unter Berücksichtigung der identifizierten Einflussfaktoren nun genutzt werden, um verschiedene Planungsszenarien durchzuspielen und aus den so gewonnenen Ergebnissen eine Nutzen-Risiko-Abwägung abzuleiten.

Die Detailebene der Kostenplanungen lässt sich dabei bis auf einzelne Mitarbeiter, Stellen und Planstellen herunterbrechen – ebenso lassen sich aber auch Planungsszenarien auf Unternehmens- und Abteilungsebene simulieren.

Schritt 4 der Personalkostenplanung: Simulation der Kostenplanung
Abb. 5: Schritt 4: Simulation verschiedener Kostenplanungsszenarien

Die durch die Planungsszenarien identifizierten Handlungsspielräume bedürfen immer zusätzlicher Interpretation, um finale Entscheidungen treffen zu können. So sollten neben der reinen Planzahlen z.B. auch immer die Auswirkung auf die Mitarbeitermotivation einer Maßnahme als auch der Grad der daraus resultierenden Mitarbeiteraus- oder -überlastung mit in die Interpretation eines Planungsszenarios eingebunden werden.

Beispiele hierfür sind z.B. die Simulation von Gehaltserhöhung gegenüber einer Zielvereinbarung mit variablem Entgeltanteil oder auch die Simulation verschiedener Szenarien, in denen Überstunden bestehender Mitarbeiter gegen die Neueinstellung zusätzlicher Mitarbeiter abgeglichen werden.

Wird dies berücksichtigt, so liefert Personalkostenplanung wertvolle neue Erkenntnisse, die dem Unternehmen nicht nur Kosteneinsparungen, sondern auch eine bessere Personalstrategie ermöglichen.

Schritt 5: Plandaten aus Hochrechnungen erstellen

Um Plandaten in der Personalkostenplanung zielgerichtet erzeugen zu können, muss zunächst festgelegt werden, mit welcher Granularität die Hochrechnung der Daten erfolgen soll.

Schritt 5 der Prozesskostenplanung: Plandaten aus Hochrechnungen erstellen
Abb. 6: Schritt 5: Plandaten aus Hochrechnungen erstellen

Hierfür stehen zwei Ansätze mit unterschiedlichen Vorzügen zur Verfügung:

  • Grobe Hochrechnungsoption
    Eine grobe Hochrechnung ermöglicht es, schnelle Aussagen zu Auswirkungen einzelner Personaleinflussgrößen auf die Kostensituation zu erhalten. Mit dieser Hochrechnungsoption können z.B. kurzfristige Änderungen in den Einflussgrößen dargestellt und analysiert werden.
  • Verfeinerte Hochrechnungsoption
    Eine verfeinerte Hochrechnung eignet sich hingegen besonders für längerfristige Planungsrunden, etwa für grundlegende Jahresplanungen. Diese Hochrechnungsoption ist detaillierter, zeitintensiver und ergibt ein umfangreicheres Aussagebild.

Schritt 6: Review der Planungsszenarien

Die Erkenntnisse, die sich für die Personalkostenplanung aus dem Durchspielen unterschiedlicher Szenerien, aus verschiedenen Hochrechnungen, der Berücksichtigung interner wie externer Einflussgrößen sowie aus den unternehmensspezifischen Anforderungen ergeben, werden vor Abschluss zunächst noch einem gründlichen Review unterzogen.

Schritt 6 der Personalkostenplanung: Review der Planungsszenarien
Abb. 7: Schritt 6: Review der Planungsszenarien

Eine solche zusätzliche Diskussion der Ergebnisse und Erkenntnisse ist besonders wichtig, um sicherzustellen, dass die finale Entscheidung zwischen unterschiedlichen Optionen, die die Personalkostenplanung ergeben hat, auch wirklich mit der strategischen Ausrichtung der internen Beschlüsse übereinstimmt.

Schritt 7: Beschluss der Planungsergebnisse

Die abschließende Entscheidung innerhalb der Prozesskette der Personalkostenplanung erfordert häufig mehr als nur eine Planungsrunde. So kann sichergestellt werden, dass der finale Beschluss eine möglichst große Tragfähigkeit innerhalb der Unternehmensstruktur aufweist.

Schritt 7 der Personalkostenplanung: Beschluss des Planungsergebnisses
Abb. 8: Schritt 7: Beschluss der Planungsergebnisse

Schritt 8: begleitendes Controlling

Bestandteil jeder fundierten Personalkostenplanung sollte auch immer ein Controlling-Prozess sein, der die Umsetzung der geplanten Maßnahmen begleitet.

„Controlling“ bedeutet in diesem Zusammenhang nicht nur einen Soll-Ist-Abgleich, ob Planzahlen über- oder unterschritten werden. Vielmehr sollten im Rahmen eines Personalkostenplanungs-Controllings auch regelmäßig überprüft werden, ob sich beispielsweise Einflussfaktoren (intern/extern) verändert haben und ob und wie zuvor definierte personalwirtschaftliche Kennzahlen Abweichungen von den geplanten Zielen erkennen lassen.

Schritt 8 der Personalkostenplanung: begleitendes Controlling
Abb. 9: Schritt 8: begleitendes Controlling

Controlling beschließt die Prozesskette. Es gibt die Sicherheit, dass Risiken rechtzeitig erkannt und Gegenmaßnahmen rechtzeitig eingeleitet werden können, um so den langfristigen Unternehmenserfolg zu sichern, der durch eine erfolgreiche Personalkostenplanung erzielt werden kann.

Auf einen Blick: der Prozess der Personalkostenplanung

Planungsrunden, die zur Vorbereitung jeder Personalkostenplanung dienen, erfolgen meist auf Jahresbasis. Neben der Jahresplanung können aber auch davon abweichende Planungszeiträume eine Rolle spielen.

Eine zuverlässige Personalkostenplanung entsteht auf der Grundlage von Echtdaten. Diese werden durch die Auswertung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen geliefert und ebenso durch den Mitarbeiterbestand und die organisatorische Einordnung der Mitarbeiter definiert.

Personalkosten entwickeln sich nie einfach geradlinig. Um dies zu berücksichtigen, müssen sowohl unternehmensspezifische als auch externe Einflussfaktoren betrachtet und in die Planung mit einbezogen werden.

Die für die Personalkostenplanung gewonnenen Echtdaten können unter Berücksichtigung der identifizierten Einflussfaktoren nun genutzt werden, um verschiedene Planungsszenarien durchzuspielen und aus den so gewonnenen Ergebnissen eine Nutzen-Risiko-Abwägung abzuleiten.

Um Plandaten in der Personalkostenplanung zielgerichtet erzeugen zu können, muss zunächst festgelegt werden, mit welcher Granularität die Hochrechnung der Daten erfolgen soll. Hierfür stehen zwei Ansätze mit unterschiedlichen Vorzügen zur Verfügung: die grobe und die verfeinerte Hochrechnung.

Die Erkenntnisse, die sich aus dem Durchspielen unterschiedlicher Szenerien, aus verschiedenen Hochrechnungen, der Berücksichtigung interner wie externer Einflussgrößen sowie aus den unternehmensspezifischen Anforderungen ergeben, werden vor Abschluss der Personalkostenplanung zunächst noch einem gründlichen Review unterzogen.

Die abschließende Entscheidung innerhalb der Prozesskette erfordert häufig mehr als nur eine Planungsrunde. So kann sichergestellt werden, dass der finale Beschluss eine möglichst große Tragfähigkeit innerhalb der Unternehmensstruktur aufweist.

Bestandteil jeder fundierten Personalkostenplanung sollte auch immer ein Controlling-Prozess sein, der die Umsetzung der geplanten Maßnahmen begleitet. Controlling beschließt die Prozesskette der Personalkostenplanung.

Weiterführende Informationen

Mit diesem Blogbeitrag haben wir Ihnen eine erste Übersicht über Vorteile und Ablauf der Personalkostenplanung im Unternehmen geben können.

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