Personio als Basis für Ihre Personalkostenplanung
Personalkostenplanung wird in kleinen und mittleren Unternehmen mit Personio im Einsatz häufig mit Excel durchgeführt. Die manuelle Extraktion der Daten benötigt aber viel Zeit und ist sehr aufwändig. Zudem ist es schwierig, sensible HR Daten datenschutzkonform zu verarbeiten und berechtigungsgesteuert Zugang zur Planung zu gewähren, vor allem wenn mehrere dezentrale Planer an dem Prozess beteiligt sind.
Doch das muss nicht sein. Für alle Kunden von Personio wurde eine integrierte Schnittstelle zum Personalkostenplanungstool PeoplePLAN geschaffen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie dieses Zusammenspiel funktioniert und welchen Mehrwert dies bietet.
In diesem Video stellen wir Ihnen die wesentlichen Punkte der Integration zwischen Personio und der Personalkostenplanung PeoplePLAN vor.
Personio – als All-in-One Lösung für HR mit Add-ons für spezielle Aufgaben
Wann Excel für Personio-Kunden eine gute Option ist – und wann nicht
Excel ist besonders dann eine valide Option, wenn lediglich eine zentrale Planung durchgeführt wird und die Mitarbeiterzahl unter 100 liegt. Damit ist die Komplexität der Personalkostenplanung auch in Excel beherrschbar und ermöglicht auch sehr individuelle und persönliche Berechnungslogiken.
Herausfordernder wird die Situation, wenn die Anzahl der Mitarbeiter steigt und eine dezentrale Planung umgesetzt werden soll. Die erste Schwierigkeit besteht darin, dass es sich bei den HR-Daten um hochsensible Daten handelt und diese nicht unverschlüsselt DSGVO-konform im Unternehmen per Mail herumgeschickt werden dürfen. Dies gewinnt insbesondere dann an Bedeutung, wenn das Controlling über den Stand der Planung informiert werden muss, diese aber nur aggregierte Zahlen zu sehen bekommen dürfen.
Somit wird eine Berechtigungssteuerung unausweichlich. Auch eine Szenarienplanung mit unterschiedlichen Basisannahmen lässt sich nicht ohne erheblichem manuellen Aufwand mit Excel verwirklichen.
Darüber hinaus ist HR mit immer höheren Anforderungen konfrontiert, wie beispielsweise die gesetzliche Möglichkeit der Inflationsausgleichprämie, die bei einer reinen Excel-Lösung zu Zeit- und Produktivitätsverlusten führen würde aufgrund des manuellen Prozesses von Datenexport, Datenaufbereitung und Import.
In solchen Fällen spielt eine in Personio integrierte Personalkostenplanung wie PeoplePLAN ihre ganze Stärke aus, weil sie über alle Informationen aus Personio verfügt und direkt darauf zugreifen kann.
Zusammenspiel der Systeme zwischen Personio und der Personalkostenplanung
Für alle Information ist das operative HR-System Personio führend.
Kern von Personio ist die Person, also der Mitarbeiter. Hier liegen Stammdaten und auch zukünftig bekannte Veränderungen vor, wie z.B. wenn ein Mitarbeiter in einem Jahr seine Arbeitszeit ändert oder in ein ruhendes Arbeitsverhältnis wechselt. Auch die Kostenstelle, die Kostenbestandteile, wie Grundentgelt, Zulagen oder Boni sind hier zentral hinterlegt und werden auch in der Personalkostenplanung PeoplePLAN automatisch reflektiert. Manche Unternehmen nutzen für Ihre Abrechnung auch externe Abrechnungsanbieter wie z.B. DATEV als einer der führenden Dienstleister für die Lohnabrechnung. Auch diese Daten können direkt in PeoplePLAN überführt werden. Für weitere Payroll-Anbieter besteht die Möglichkeit die Abrechnungsdaten über Excel bzw. CSV beizusteuern.
Aufbauend auf den HR-Daten aus Personio kann die operative Personalkostenplanung entsprechend in PeoplePLAN durchgeführt werden. Die Plandaten können im Anschluss auch problemlos weitergegeben werden an die Kollegen aus dem Controlling auf Basis von Kostenarten und statistischen Kennzahlen. Darüber hinaus gibt es auch die Möglichkeiten jederzeit mit einem Reporting Tool oder einem Business Warehouse Ihrer Wahl die Daten zu visualisieren, durch eine Extraktion der Daten über eine API-Schnittstelle.
Integrierte Personalkostenplanung PeoplePLAN mit Personio in der Praxis
Mit der operativen Personalkostenplanung in PeoplePLAN erfolgt eine Hochrechnung des Personalbestandes, mit den Kennzahlen Headcount, Full Time Equivalents (FTE) und Köpfen sowie die mitarbeiterscharfe Hochrechnung der Personalkosten. Diese enthalten z.B. Basisentgelt, Zulagen, Urlaubsgeld und Weihnachtsgeld sowie die Sozialabgaben unter Berücksichtigung der Beitragsbemessungsgrenzen. Alle schon bekannten Veränderungen, die in den Personalstammdaten in Personio schon gepflegt wurden, werden automatisch direkt in PeoplePLAN übernommen.
Die Maßnahmenplanung in PeoplePLAN ist eingebettet in sogenannte Szenarien. So kann der Planer verschiedene Planungen durchführen wie z.B. einen Forecast bis Ende des Jahres, oder eine monatlich rollierende Planung oder auch eine Mittelfrist-Budgetplanung über die kommenden Jahren.
Szenarienplanung bedeutet auch, dass verschiedene Kostensteigerungsannahmen getroffen werden. So ist es möglich, z.B. eine optimistische Planung mit 5 % Kostensteigerung bzw. ein pessimistischeres Szenario mit 10 % Kostensteigerung gegenüberzustellen. Diese Simulation ist fest verankert in PeoplePLAN und findet ausserhalb von Personio statt, so dass die Szenarien auch noch flexibel adjustiert werden können. Aufbau und Abbau von Personal, Änderungen der Arbeitszeit oder Kurzarbeit sind typische Planungsmaßnahmen, die in den Simulationen zum Tragen kommen und deren Auswirkungen auf Gehälter und Sozialversicherungsabgaben verglichen werden.
Das Tool kann mit Personio auch international eingesetzt werden in unterschiedlichen Sprachen und Währungen mit unterschiedlicher Granularität – auf Mitarbeiterebene, Kostenstellenebene oder aggregiert.
Der HR Fachbereich kann eigenständig und transparent die operative Personalkostenplanung durchführen und die Planungsergebnisse zusammengefasst und datenschutzkonform für das Controlling und die Geschäftsleitung zur Verfügung stellen.
Das integrierte Reporting hilft dabei Personio-Kunden ohne weiteren Aufbereitungsaufwand jederzeit Transparenz herzustellen.
Mehr Informationen PeoplePLAN mit Personio finden Sie auf dem Personio Marketplace.
Eine kostenlose Testversion zu PeoplePLAN können Sie direkt hier anfragen.
Im Folgenden finden Sie unsere Referenzen zu Personalkostenplanung:
Referenzen und Success Stories für das integrierte Personalkostencontrolling
Überzeugen Sie sich gerne von unseren Lösungen, unserer Kompetenz – gerne stellen wir auch Kontakt zu unseren Referenzkunden her.
