SAP HCM gilt als Standard für das Personalmanagement im SAP-Umfeld. Seit 2022 steht mit H4S4 (SAP Human Capital Management for S/4HANA) eine Nachfolgelösung zur Verfügung, die Unternehmen einen reibungslosen Übergang zu SAP S/4HANA ermöglichen soll.
Doch wie kann eine nahtlose Integration der operativen Personalkostenplanung erfolgen, ohne auf manuelle Exporte zurückzugreifen?
Die Lösung PeoplePLAN für die Personalkostenplanung bietet eine intuitive, dezentrale und berechtigungsgesteuerte Lösung, die von Anfang an SAP HCM oder SAP H4S4 als Datenquelle integriert.
Die Plandaten werden monatsscharf auf Grundlage bekannter Werte generiert, unter Berücksichtigung von zukünftigen Maßnahmen und globalen Steuerparametern. Die Basisdaten stammen aus integrierten Systemen wie SAP HCM und H4S4.
In diesem Artikel erhalten Sie einen Einblick in die Vorteile einer modernen Personalkostenplanung mit PeoplePLAN, integriert mit SAP HCM und SAP H4S4.
In diesem Video stellen wir Ihnen die wesentlichen Aspekte der Integration zwischen SAP H4S4, SAP HCM und der Personalkostenplanung PeoplePLAN vor, inklusive einer Einführung in die SAP Roadmap für HR-Systeme.
Roadmap der SAP-Systeme für das Personal Management
Viele SAP-Bestandskunden nutzen heute noch das klassische SAP HCM. SAP HCM ECC 6.0 ist ein etabliertes On-Premise-System, das von den Kunden selbst betrieben wird. Wichtig ist hier zu wissen, dass die Wartung seitens SAP nur bis Ende 2030 garantiert wird und auch nur dann, wenn eine entsprechende Wartungsverlängerung gebucht wurde.
Das hat zur Folge, dass sich sehr viele Kunden mit dem Upgrade dieses Systems beschäftigen, da das HR-System eine der zentralen Komponenten ist. Sie fragen sich zu Recht, welcher Weg aus den verschiedenen Möglichkeiten, die SAP bietet, für Sie der Beste ist.
Ein sinnvoller Schritt ist der Umstieg auf SAP H4S4. Hier wird das bestehende HCM-System auf die neue Technologie gehoben, was ein Upgrade auf SAP HANA-Technologie mit einem Upgrade bedeutet.
Eine weitere Option besteht für Kunden mit dem Wechsel in die Private Cloud, wenn die Systeme nicht mehr im eigenen Hause betrieben werden sollen. Damit stehen weiterhin alle Funktionen im Sinne der Individualisierung für das eigene Unternehmen zur Verfügung. Kundenindividuelle Abweichungen vom Standard können in der SAP S/4HANA Private Cloud verwirklicht werden.
Grundsätzlich ist es auch möglich im SAP-Umfeld ganz in die Cloud zu wechseln. Insbesondere müssen hier jedoch einen funktionalen Abgleich durchführen. Insbesondere ist zu prüfen, ob die Funktionalitäten im Rahmen der Zeitwirtschaft und der Personalabrechnung zum Unternehmen passen.
Aufbau der Personalkostenplanung mit Daten aus SAP HCM und SAP H4S4
SAP HCM bietet mit allen relevanten Informationen aus der Personaladministration, Abwesenheiten, Basisbezügen und auch Personalabrechnungsdaten eine solide Grundlage für eine mitarbeiterscharfe und verlässliche Personalkostenplanung.
Dasselbe gilt für SAP H4S4, das für einige Unternehmen als Folgesystem ausgewählt wurde. Auch das Organisationsmanagement kann optional verwendet werden, wenn es z.B. darum geht Vakanzen, also offene Stellen zu hinterlegen, die dementsprechend für das Planen von Personal verwendet wird können.
Es ist zusätzlich auch möglich, Daten aus dem SAP SuccessFactors mit in die Planung aufzunehmen. Dies ist besonders wichtig im Sinne der Investitionssicherheit, weil der Wechsel zu SAP SuccessFactors langfristig durchaus eine Perspektive darstellt.
Globale Unternehmen haben wiederum auch häufig kleinere Gesellschaften, die möglicherweise nur minimale Stammdaten erheben, möglicherweise gar kein SAP HCM System im Einsatz haben oder andere Lohnabrechnungssysteme nutzen. Diese Daten können unproblematisch auch über einen Datei Upload beigesteuert werden.
Die Planungsapplikation PeoplePLAN ist ein Teilplan der integrierten Unternehmensplanung. Dementsprechend müssen alle Daten auch im Anschluss dem Controlling zur Verfügung gestellt werden können. Dies kann auf verschiedene Arten erfolgen, wie z.B. als Retraktion an das Controlling auf Basis von statistischen Kennzahlen auf die Kostenarten oder auf der Kostenstelle.
Alternativ steht die Option der Weiterführung der Daten über einen Data Hub in ein SAP Business Warehouse oder die Auswertung mit einem externen Reporting Tool Ihrer Wahl, wie z.B. SAP Analytics Cloud.
Eine Kernfunktionalität im Rahmen der operativen Personalkostenplanung ist die Hochrechnung von Personalbestand und den Personalkosten wie Grundentgelt, Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld, Zulagen und weitere Kostenbestandteile.
In SAP HCM bzw. SAP H4S4 sind die für die Planung benötigten Daten zu Headcount, FTE und Basisbezügen exakt hinterlegt. Ebenso sind dort die bekannten zukünftigen Änderungen, wie Arbeitszeitänderung, Ein- und Austritte sowie ruhende Arbeitsverhältnisse wie Mutterschutz und Sabbatical oftmals schon hinterlegt.
Das SAP HCM System bildet somit die solide Grundlage, um mit diesen Daten in PeoplePLAN verschiedene Hochrechnungen (Forecast /Mittelfristplanung / rollierende Planung) durchzuführen.
Optionen bei der Integration von Grunddaten
Über das Customizing der Personalkostenplanung PeoplePLAN ist es möglich, Daten aus SAP HCM und SAP H4S4 nahtlos in PeoplePLAN zu übernehmen. Die Grunddaten können einfach pro Unternehmen mitarbeiterbezogen importiert werden, inklusive Beschäftigungsgrad, Kostenstelle und Zeitscheibe direkt aus SAP HCM und SAP H4S4..
Für die Datenübertragung stehen grundsätzlich 2 Möglichkeiten zur Verfügung:
- Push: Das HR-System sendet automatisiert die Daten an PeoplePLAN. Die Daten werden vom SAP HCM oder H4S4 an PeoplePLAN gesendet. Da es sich bei dem Quellsystem um das führende System handelt, besteht bei unseren Kunden häufig der Wunsch, dass auch die Verteilung aus dem SAP HCM-System heraus erfolgt.
- Pull: Import bzw. Anforderungen der Daten aus dem SAP HCM in PeoplePLAN mithilfe von Username und Password oder auch eines Zertifikats. Hierbei bestimmt der User in PeoplePLAN, wann und wie die Daten aus SAP HCM importiert werden sollen.
Diese Möglichkeiten ermöglichen es, die Daten automatisiert zu übertragen, wodurch der operativen Personalkostenplanungsprozess natürlich erheblich beschleunigt wird.
Berechtigungen aus SAP HCM & SAP H4S4 übernehmen
Bei der Planung der Personalkosten in mittleren und größeren Unternehmen ist es in vielen Fällen notwendig, den Prozess zu dezentralisieren.
Damit dies möglichst automatisiert geschieht, sollten Berechtigungen nicht manuell im Personalkostenplanungstool neu angelegt werden müssen.
Daher gibt es die Möglichkeit, über den PeoplePLAN Connector im SAP HCM den Berechtigungsgenerator einzusetzen.
Hier können die Daten der organisatorischen Zuordnungen direkt und automatisiert in PeoplePLAN übernommen werden.
Die Planung der Personalkosten kann somit dezentral für verschiedene Kostenstellen und Geschäftsbereiche in unterschiedlicher Detaillierung erfolgen.
Das Controlling erhält die aggregierten Finanzdaten aus der Planung ohne die mitarbeiterindividuelle Betrachtung.
Vom SAP HCM & SAP H4S4 zur produktiven Personalkostenplanung in kurzer Zeit
Komplexe Projekte mit SAP dauern mitunter mehrere Monate bis Jahre, was aber bei der Einführung einer SAP HR-basierenden Personalkostenplanung nicht zu erwarten ist.
Denn die Personalkostenplanung mit PeoplePLAN ist eine fertig entwickelte Lösung für die Personalkostenplanung, so dass lediglich eine individuelle Anpassung der Schnittstelle zu SAP HCM bzw. SAP H4S4 erforderlich ist.
Im Folgenden finden Sie unsere Referenzen zu Personalkostenplanung:
Referenzen und Success Stories für das integrierte Personalkostencontrolling
Überzeugen Sie sich gerne von unseren Lösungen, unserer Kompetenz – gerne stellen wir auch Kontakt zu unseren Referenzkunden her.
