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Warum strategische Personalplanung?
In einer sich stetig verändernden Arbeitswelt ist die Fähigkeit eines Unternehmens, strategisch und operativ effektiv zu planen, entscheidend für den langfristigen Erfolg. Die Personalplanung spielt dabei eine zentrale Rolle, insbesondere das Zusammenspiel zwischen strategischer Personalplanung und operativer Personalkostenplanung.
Die operative Personalkostenplanung konzentriert sich primär auf die kurzfristige Budgetierung und Kostenkontrolle. Sie zielt darauf ab, die aktuellen Personalkosten präzise zu erfassen und zu steuern. Diese Form der Planung ist essentiell für das tägliche Geschäft und hilft, finanzielle Stabilität zu gewährleisten.
Im Gegensatz dazu erweitert die strategische Personalplanung diesen Horizont, indem sie langfristige Perspektiven und Szenarien entwickelt, die zukünftige Herausforderungen und Marktchancen berücksichtigen. Strategische Personalplanung befasst sich mit der Planung der benötigten Kapazitäten, Kompetenzen und der optimalen Komposition der Belegschaft. Sie adressiert ebenso die Standortstrategie und langfristige Kostenstrukturen, die mit der Personalstrategie einhergehen.
Das Zusammenspiel der operativen Personalkostenplanung mit der strategischen Personalplanung ermöglicht es Unternehmen, nicht nur auf das heutige Geschäft zu reagieren, sondern proaktiv für zukünftige Entwicklungen gerüstet zu sein bzw. diese mitzugestalten. Während bei der operativen Personalkostenplanung für die kurzfristige Effizienz und Kontrolle sorgt, ermöglicht die strategische Personalplanung eine nachhaltige Entwicklung, unterstützt die Umsetzung der Geschäftsstrategie und sichert damit die Wettbewerbsfähigkeit durch vorausschauende Planung.
Mehr als Mitarbeiterkapazititäten - Die Rolle von Kompetenzprofilen
Die strategische Personalplanung erfordert eine tiefgehende Auseinandersetzung mit verschiedenen Risikokategorien. Naheliegend ist der Abgleich zukünftiger Kapazitätsbedarfen mit der Bestandsentwicklung, um so Über- oder Unterdeckungen zu identifizieren und mögliche interne oder externe Nachbesetzungsstrategien abzuleiten.
Die reine Kapazitätssicht ist allerdings nicht ausreichend, denn genauso wichtig wie die Menge an FTEs (Quantität) müssen auch Verschiebungen in den Kompetenzprofilen (Qualität) berücksichtigt werden. Hierbei geht es darum, sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die für die zukünftige Anforderungen notwendigen Fähigkeiten besitzen. Dies beinhaltet oft Schulungen und Weiterbildungen, die frühzeitig geplant werden müssen, aber auch Anpassungen in der Rekrutierung am Arbeitsmarkt.
Eine weitere Risikokategorie ist die Zusammenstellung der Belegschaft, beispielsweise in Bezug auf Alter, Geschlecht oder anderer Diversitätsaspekte. Diese muss so gestaltet sein, dass sie die Unternehmenskultur unterstützt und gleichzeitig flexible Reaktionen auf Marktveränderungen ermöglicht. Zudem sind auch Aspekte der Standortstrategie zu berücksichtigen, um die Nähe zu Talentpools und Märkten zu optimieren. Schließlich müssen die langfristigen Kosten im Blick behalten werden, um die finanzielle Gesundheit des Unternehmens zu gewährleisten.
Die Talentstrategie und ihr Einfluss auf das daily business im HR
In der Talentstrategie werden, als Ergebnis der strategischen Personalplanung, die Erkenntnisse zu den verschiedenen Risikokategorien adressiert. Unternehmen müssen für jedes Jobcluster entscheiden, ob sie Talente zukünftig eher extern rekrutieren oder intern, über neue Karrierepfade, entwickeln wollen, ob, wann und wie schnell Automatisierungslösungen eingeführt werden sollen, wie das nächste Mitarbeiterbindungsprogramm ausgestaltet werden soll, wo es Abbaumassnahmen braucht, etc.
Diese Initiativen sind möglicherweise kostspielig und beeinträchtigen mehr als nur das eine Jobcluster. Zudem können Nebeneffekte auftreten, die gut verstanden werden müssen, bevor eine Entscheidung gefällt wird. Beispielsweise wird eine neue Rekrutierungsstrategie für ein bestimmtes Jobcluster neben den Kapazitäten auch die Kompetenzen, die Komposition und die zukünftigen Kosten beeinflussen.
Leider kommt es oft vor, dass Massnahmen aus einer strategischen Personalplanung nicht vollumfänglich umgesetzt werden, weil der Prozess im Unternehmen nicht richtig verankert ist. Die strategische Personalplanung kann den Nutzen in der Organisation nur dann entfalten, wenn entsprechende Massnahmen und Entscheidungen in der täglichen HR Arbeit aufgegriffen werden. Ebenso ist eine Verzahnung mit der operativen Personalplanung unerlässlich, um die Initiativen der strategischen Personalplanung zu konkretisieren und in der nächsten Budgetierung zu berücksichtigen.
Ganzheitlich und flexibel: Mit Planungsmodellen schnell zur Talentstrategie
Für die erfolgreiche Implementierung der strategischen Personalplanung ist ein ganzheitlicher Ansatz entscheidend. Eine konsistente Datenbasis, die operative und strategische Planungsdaten integriert, ist dabei von unschätzbarem Wert. Unternehmen sollten darauf achten, dass die Inhalte der Planungsmodelle nicht auf der grünen Wiese neu entwickelt werden müssen, so dass eine schnelle Pilotierung und Implementierung möglich wird. Der Nutzen einer solchen Planung wächst natürlich über Zeit mit der steigenden Verfügbarkeit und Qualität der Daten immer weiter.
Der gewählte Ansatz sollte flexibel genug sein, um dedizierte Treibermodelle zu unterstützen. Es sollte jedoch auch einfache Expertenschätzungen zulassen, um schnelle Anpassungen und Szenarioplanungen zu ermöglichen. Diese Flexibilität hilft Unternehmen, auf unerwartete Marktveränderungen effektiv zu reagieren und mit wenig Aufwand eine ad-hoc auftauchende Fragestellung adressieren zu können.
Die strategische Personalplanung ist ein unerlässlicher Bestandteil moderner Unternehmensführung. Sie als zentrale Komponente des Zusammenspiels zwischen HR und Geschäft zu betrachten, kann Unternehmen dabei helfen, sich frühzeitig auf mögliche Umfeldveränderungen vorzubereiten und stellt sicher, dass die HR-Arbeit darauf ausgerichtet ist, die Unternehmensstrategie möglichst effizent umzusetzen.
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Weitere allgemeine Informationen zum Thema Strategische Personalplanung finden Sie im „Handbuch zur strategischen Personalplanung“ des Bundesministerium für Arbeit und Soziales.
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