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Workforce Planning: Global planen mit lokalen Personaldaten – Wie kann das funktionieren?

Inhaltsverzeichnis

Was ist Workforce Planning?

Workforce Planning hat das Ziel, den zukünftigen Personalbestand mit den benötigten Skills anhand der Mission, der Ziele und dem strategischen Plan eines Unternehmens auszurichten. 

Dabei hat es die zentrale Aufgabe, die Lücke zwischen dem Istzustand und dem Sollzustand zu identifizieren und sowohl den zukünftigen Personalbestand als auch die geplanten Personalkosten und deren Veränderung exakt zu bestimmen

Workforce Planning wird im internationalen Raum häufig synonym mit Personalkosten- und Bestandsplanung verwendet, worauf sich auch der Artikel bezieht. Es gibt allerdings auch weiter gefasste Definitionen. 

Wofür braucht man Workforce Planning?

In Zeiten von Fachkräftemangel einerseits, und globalem Kosten- und Wettbewerbsdruck andererseits, kommt der Personalplanung insgesamt eine hohe Bedeutung zu. Sie muss die Balance schaffen, Mitarbeiter bedarfsgerecht und zeitpunktgenau einzuplanen, gleichzeitig aber die Kostensitution im HR permanent im Blick haben und aktiv steuern. 

Und diese Personalkosten haben es heutzutage in sich, besonders in den Industrieländern. 

Wenn man beispielsweise die Personalaufwände von Beschäftigten in den internationalen Dax-30 Unternehmen untersucht, so stellt man fest, dass erfolgreiche Unternehmen allein in Deutschland einen durchschnittlichen Personalaufwand von bis zu 132.000 EUR je Mitarbeiter haben, was je nach Unternehmensgröße Personalkosten in Milliardenhöhe zur Folge haben kann. (Quelle: Statista 

Dies hat besonders große Auswirkungen in Dienstleistungsunternehmen, in denen der Personalkostenanteil generell hoch ist, aber auch in weniger personalintensiven Unternehmen nimmt die Personalplanung heute einen hohen Stellenwert ein. 

Eine ungenaue Planung kostet nicht nur zusätzliche Arbeitszeit im Personalcontrolling, sie kann auch teure Folgekosten verursachen, wenn die zugrundeliegenden Daten nicht genau genug sind und somit falsche Planungsentscheidungen getroffen werden. 

Welche besonderen Herausforderungen haben internationale Unternehmensstrukturen?

Die Komplexität von internationalen Unternehmen und Konzernen führt dazu, dass die Transparenz und Vergleichbarkeit der Daten häufig verloren geht, je vielschichtiger die internationalen Standorte aufgebaut sind.

Globale Unternehmen operieren an mehreren Standorten in verschiedenen Ländern mit höchst unterschiedlichen Standards. Dies geschieht unter großen Unterschieden in den gesetzlichen Rahmenbedingungen, in den tariflichen Regelwerken und verschiedenen SV-Beitragssätzen bei gleichzeitig uneinheitlichen Planungszeiträumen.

Die globale Steuerung der Personalkosten und -Bestände steht auch vor der Herausforderung, dass die Ländergesellschaften mit unterschiedlichen HR-Systemen arbeiten, um ihre Finanz- und Kostenstellenplanung zu bearbeiten. So wird ein Gesamtüberblick erschwert und Prozesse werden unnötig verlangsamt. Die mangelnde Transparenz führt schlimmstenfalls dazu, dass Engstellen im Personalbestand oder explodierende Personalkosten nicht rechtzeitig identifiziert werden können, weil die Vergleichbarkeit nur unzureichend hergestellt werden konnte.

Insbesondere bei der Komplexität von internationalen Personalstrukturen erfordern die Maßnahmenplanung und Gegenüberstellung von Szenarien einen hohen Zeitaufwand, um die Personaldaten in konsolidierter und gleichzeitig detaillierter Form vorliegen zu haben.

Workforce Planning für ein globales HR Controlling

Es wird schnell klar, dass ein globales HR Controlling nicht seine Zeit damit verbringen sollte, Personaldaten in Excel zu sammeln und zu konsolidieren. Der Schwerpunkt ist darauf zu legen, die operative Maßnahmenplanung so durchzuführen, dass die Personalsituation auf die strategischen und operativen Ziele ausgerichtet ist.

Durch eine einfache und effiziente Personalplanung können Planungsläufe stark vereinfacht werden, um kostbare Zeit und Energie zu sparen.

Workforce Planning mit PeoplePLAN

Aus mehr als 15 Jahren Projekterfahrungen mit der Führung von Planungsprojekten im HR-Umfeld wurde nun erstmalig eine globale Lösung als Software-as-a-Service entwickelt, um die Komplexität für das Personalcontrolling international stark zu reduzieren.

Auf einer einzelnen Planungsmaske können dabei weltweit alle Standorte und Mitarbeiter abgebildet und geplant werden, alles integriert mit den lokalen HR-Systemen oder eingespielt per Excel-Import.

Die Benutzeroberfläche ist anwenderfreundlich konzipiert und dank einheitlicher Didaktik intuitiv bedienbar, so dass keine lange Phase der Umstellung und Einarbeitung benötigt wird. Es gibt ein definiertes Regelwerk für das lokale Customizing der Rechenlogiken und eine saubere, stringente Ableitung der berechtigten Datenobjekte.

PeoplePLAN unterliegt einem Berechtigungskonzept im Einklang mit der der DSGVO unter Einhaltung des Datenschutzes.

Maßnahmen wie Einstellung, Freisetzung, Entfristung, Kurzarbeit können in PeoplePLAN sowohl auf Mitarbeiterebene, lokal für einzelne Standorte als auch unternehmensübergreifend geplant werden. Dabei ist es möglich auch ganze Standortgruppen mit wenigen Klicks einer einzelnen Maßnahme zu unterwerfen, ohne vorab eine manuelle Ist-Daten Recherche in den HR-Systemen zu verlangen.

Verschiedene Szenarien der geplanten Personalmaßnahmen können unter Einbeziehung verschiedener Rahmenbedingungen, wie z.B. Tariferhöhung oder Kurzarbeit, ohne lange Wartezeit in Echtzeit hochgerechnet werden.

Personalkostenplanung kann mit oder ohne Integration in die lokalen HR-Systeme funktionieren. D.h. ob ein Unternehmen nun ein SAP SuccessFactors im Einsatz hat, SAP HCM oder Workday nutzt und möglicherweise weitere kleinere Abrechnungssysteme verwendet, spielt überhaupt keine Rolle. Eine Harmonisierung der Prozesse muss dabei gar nicht auf den lokalen Systemen stattfinden, so dass alle Vereinheitlichung nur zentral und vereinheitlicht in PeoplePLAN durchgeführt wird.

Planungsrelevante Kostenbestandteile pro Mitarbeitertyp werden im Sinne der Standardisierung konzernweit definiert. Ein lokales Mapping der Lohnarten bzw. Pay Components auf konzernweit einheitliche Kostenbestandteile ermöglicht die notwendige Vergleichbarkeit.

Durch das integrierte Reporting von KPI’s im HR werden transparente Bewegungsanalysen und eine zielorientierte Steuerung ermöglicht.

Im Hinblick auf die Internationalität bietet die CubeServ Frontend- und Stammdatentexte in führender und in ausgewählten lokalen Sprachen und Datenhaltung in lokaler Währung bzw. Query-Umrechnung in Konzernwährung.

Unser Angebot zu Workforce Planning

Sollte ein integriertes Workforce Planning für Ihr Unternehmen interessant sein, so bieten wir Ihnen an, unsere Personalkostenplanungslösung für Workforce Planning unverbindlich und kostenlos auszuprobieren:

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