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Case Study
Operative Budget-Personalplanung mit SAP bei Schaeffler
Schaeffler
Die Schaeffler Gruppe ist ein
weltweit führender integrierter
Automobil- und Industriezulieferer.
Das Unternehmen steht für
höchste Qualität, herausragende
Technologie und ausgeprägte
Innovationskraft. Mit Präzisionskomponenten und Systemen in Motor, Getriebe und Fahrwerk sowie Wälz- und Gleitlagerlösungen für eine Vielzahl von Industrieanwendungen leistet die Schaeffler Gruppe einen entscheidenden Beitrag für die „Mobilität für morgen“.
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Rund 84.000 Mitarbeitende weltweit
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14,4 Mrd. Umsatz im Geschäftsjahr 2019
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Bedient mehr als 170 Standorte weltweit
Ausgangslage
Im Jahre 2003 beschloss Schaeffler, die Personalkostenplanung der
deutschen Unternehmensteile, die bisher rein vom Controlling durchgeführt wurde, in den HR-Bereich zu verlagern und so die Synergieeffekte des dort eingesetzten SAP HCM-Systems zu nutzen.
Hierzu wurde die Hochrechnungsfunktionalität in SAP HCM genutzt, welche zur Unterstützung der dezentralen Planung nach einiger Zeit ergänzt wurde durch eine eigenentwickelte Access-Datenbank sowie Excel-Erfassungsformulare.
Dies bedingte eine Komplexität der Planungsprozesse in SAP, Excel und Access mit manuellen Ladevorgängen und ließ weder in Deutschland noch bei den Auslandsgesellschaften einen weiteren Rollout der Personalkostenplanung zu.
Projektziele
- Als erster Schritt zu einer grundlegenden Erneuerung des Planungssystems weltweit: Schaffung einer integrierten Lösung für den Budgetplanungsprozess inklusive dezentraler Planung durch die Führungskräfte in SAP BW für Schaeffler Deutschland.
- Ablösung der bisher verwendeten Excel- und Access-Anwendungen und die weitestgehende Automatisierung der zugrundeliegenden Planungsprozesse.
- Erstellung einer einheitlichen Benutzeroberfläche, die den unterschiedlichen Anwendergruppen einen manuellen und dezentralen Zugriff für Maßnahmenerfassung ermöglicht.
Realisierung des Projekts
Die Bereitstellung einer ersten funktionalen Lösung mit greifbaren Resultaten war dank des eingesetzten Pakets „CubeServ HR Personalkostenplanung“ innerhalb kurzer Zeit möglich.
Aus der Konzeptionsphase ergaben sich dann kundenspezifische Anpassungen als Folgeaktivitäten, welche im Wesentlichen per Customizing umgesetzt werden konnten. Zusätzlich wurden für einige besonders komplexe Planungslogiken eigene Hochrechnungsmethoden entwickelt.
Herausforderungen waren dabei insbesondere:
- Kurzer und fest definierter Zeitraum bis zur geplanten Produktivsetzung
- Bereitstellung unterschiedlicher Sichten für Vorgesetzte und Personaler (HR-Lohnarten und Auszahlungszeiträume) sowie für Controller (unterschiedliche Lohnarten, Sicht nach Kostenart und statistischer Kennzahl)
- Komplexes Berechtigungskonzept für unterschiedliche Anwendergruppen für Planung und Reporting
- Automatisierte Schnittstelle an Folgesysteme
Ergebnis und Nutzen
Schaeffler verfügt nun über eine neue Ebene der Planungsgenauigkeit mit einem sehr hohen Schärfegrad sowie einer exzellenten Nachvollziehbarkeit bei gleichzeitig reduziertem Arbeitsaufwand für die Plandaten-Bereitstellung. Dies wurde durch eine frei parametrisierbare Hochrechnung, individuelle Berechnungsprogramme und die Möglichkeit zur manuellen Maßnahmen-Erfassung erreicht.
Die neuartige, intuitive Benutzeroberfläche beinhaltet Plausibilitätsprüfungen und Validierungsfunktionen mit integriertem Reporting und ermöglicht eine effiziente, dezentrale Kapazitäts- und Kostenplanung für Vorgesetzte, Personaler und Controller im Web.
Die auf diese Weise generierten Datensichten erlauben zudem eine direkte Anbindung an ein integriertes, unternehmensweites Personalreporting zum Ist-Budget-Vergleich, sowie die Weitergabe an Folgesysteme wie SAP-CO und Non-SAP-Systeme.
„Durch den direkten, performanten und flexiblen Zugriff auf meine Planungsdaten habe ich einen optimalen Gestaltungsspielraum erhalten. Es ist mir damit möglich, meine Planung nach meinen eigenen Vorstellungen durchzuführen und trotzdem kurzfristige Abstimmung mit meinem zuständigen Personalbetreuer und dem zuständigen Controller zu gewährleisten. Die Bedienung ist einfach und intuitiv. Alle Veränderungen meines Budgets kann ich sofort im Planungstool erkennen, prüfen und ggf. korrigieren.”
(Jans Held, Leiter Personalinformationssysteme & Abrechnung, Schaeffler AG)