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Case Study
Intuitive Personalkostenplanung bei HOCHBAHN mit PeoplePLAN
HOCHBAHN
Die HOCHBAHN ist Eigentum der Freien Hansestadt Hamburg und ein privatwirtschaftlich geführtes Unternehmen. Mit knapp 7.000 Mitarbeiter*innen werden täglich rund 1,2 Millionen Fahrgäste transportiert.
Die HOCHBAHN wurde gegründet, um Hamburg zuverlässig mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu versorgen. Seitdem hat sie sich zu einem wichtigen Bestandteil der Hamburger Mobilitätslandschaft entwickelt.
Die vier U-Bahn-Linien, 116 Buslinien und mehrere Fährlinien der HOCHBAHN machen rund die Hälfte des gesamten Nahverkehrsangebots des Hamburger Verkehrsverbundes aus.
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Täglich rund 1,2 Millionen Fahrgäste
Ausgangslage
Als zentrales Mitgliedsunternehmen des Hamburger Verkehrsverbundes (hvv) leistet die 1911 gegründete Hamburger Hochbahn AG (HOCHBAHN) einen wichtigen Beitrag zur Versorgung Hamburgs mit einem zuverlässigen, leistungsfähigen und sicheren ÖPNV. Mit knapp 7.000 Mitarbeitern ist die HOCHBAHN einer der größten Arbeitgeber in Hamburg.
Die HOCHBAHN benötigte eine Lösung für ein vollumfängliches Personalkostenplanungssystem, für die Planung aller Mitarbeiter. Die technische Grundlage im Unternehmen bildete das SAP HCM System, welches sowohl als Eingabetool als auch zur Berechnung verschiedener Kennzahlen diente.
In dem neuen System sollte die Möglichkeit der Datenübernahme aus SAP HCM realisiert werden.
Projektziele
Von der HOCHBAHN wurden gemeinsam mit der CubeServ folgende Projektziele festgelegt:
- Das neue Planungstool sollte so konzipiert werden, dass die Planung dauerhaft vereinfacht und verschlankt wird.
- Das System soll die Anzeige und Bearbeitung von Mitarbeiterdaten und Kostenstellendaten für einen bestimmten Bereich ermöglichen, wobei der Zugriff je nach Benutzerberechtigung eingeschränkt sein soll.
- Die Stammdaten, Bewegungsdaten (z.B. Lohnarten), tarifliche Eingruppierung/AT-Gehalt und SV-Kennzeichen der Mitarbeiter sowie bereits für den Mitarbeiter geplante Maßnahmen im Planungszeitraum sollen aus SAP HCM übernommen werden können.
- Auf Basis des bestehenden Planungsszenarios soll eine vollständige Simulation sowie ein monatlicher Forecast durchgeführt werden können.
- Auch Gelegenheitsanwender sollen von einer intuitiven Bedienbarkeit profitieren.
Zusammenfassend war das Ziel, die Personalplanung moderner, effizienter und effektiver zu gestalten.
Realisierung des Projekts
Nachdem das Setup für das Projekt erstellt worden war, lag der Fokus auf folgenden Themen bzw. Funktionalitäten:
- Dezentrale Operative Personalkostenplanung
- Rollierender Forecast
- Simulationsmöglichkeiten für bestehende Planungsläufe
- Reporting und Analyse
Besonders wichtig waren der Hochbahn hierbei die Faktoren der Usability und Perfomance im dezentralen Planungsprozess.
Das Projekt erstreckte sich über 6 Monate und war strukturiert in die Teilbereiche Detailkonzeption, Umsetzung, Testing & Go-Live.
Benefits
Folgende Vorteile bringt das neue System mit sich:
- Die Stammdaten, Bewegungsdaten (z.B. Lohnarten), tarifliche Eingruppierung/AT-Gehalt und SV-Kennzeichen der Mitarbeiter können aus SAP HCM übernommen werden.
- Modellparameter wie Entgelttabellen, SV-Parameter, Fehlzeitenquoten können eingegeben werden.
- Vorschlagwerte dazu liefert das System (basierend auf dem Vorjahr/letzten Planungsszenario/Durchschnittswerte).
- Mittels des implizierten Berechtigungskonzepts können die verantwortlichen Stellen nur auf Mitarbeiter und Kostenstellen des Bereiches zugreifen, den Sie verantworten/betreuen.
- Neben der allgemeinen Kapazitätsplanung werden auch MA-bezogene Ereignisse (Renteneintritt, Elternzeit, Befristung, …) im Planungszeitraum berücksichtigt. Spätestens vor der Freigabe führt das System einen Plausibilitätscheck durch.
- Die Kosten eines Mitarbeiters können auf mehrere Kostenstellen verteilt werden.
- Auf Basis des bestehenden Planungsszenarios kann eine vollständige Simulation durchgeführt werden. Diese hat keine direkten Auswirkungen auf die ursprüngliche Planung.
- Das System unterstützt über das Business Warehouse bzw. eine bereitgestellte Schnittstelle eine einfache Erstellung frei definierbarer Adhoc-Reports nach eigenem Reportingbedarf.
- Im System lassen sich für regelmäßige Auswertungen die “Hochbahn-KPIs” zu u.a. Fehlzeiten, Überstunden/Mehrarbeit hinterlegen.
- Die Reports lassen sich live im System ausführen und abrufen.
Ergebnis und Nutzen
Durch eine effektive und partnerschaftliche Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeiter*innen der HOCHBAHN und CubeServ konnte ein intuitives System zur Planung, Simulation und Analyse der Personalkosten und -kapazitäten aufgebaut werden.